Chức năng – nhiệm vụ của phòng mua hàng

Hầu hết các công ty lớn đều có cửa tiệm. Thậm chí, trong một số tổ chức chính phủ còn có một bộ phận dành riêng cho việc mua sắm hoặc mua sắm các nguồn lực cần thiết cho hoạt động của tổ chức. Đây được coi là xương sống của các tổ chức sản xuất, thương mại và các tổ chức hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác. Cùng xem qua chức năng và nhiệm vụ của bộ phận mua hàng để hiểu rõ hơn về vai trò của bộ phận này trong doanh nghiệp nhé!
Xem thêm: Việc làm mua hàng

Chức năng của phòng thu mua

Phòng thu mua có chức năng theo dõi, tổng hợp nhu cầu mua nguyên vật liệu, sản phẩm và các nguồn lực khác với giá tốt nhất, nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh và sinh hoạt của công ty. công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Bên cạnh đó, bộ phận mua hàng còn xử lý các chứng từ và thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng, cũng như đảm bảo quá trình mua hàng được thực hiện theo đúng quy định của doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Nhiệm vụ của bộ phận mua hàng

1. Phân tích nhu cầu mua hàng và năng lực nhà cung cấp

Chiến lược mua hàng sẽ bắt đầu bằng việc đánh giá hoạt động hiện tại của doanh nghiệp, việc sử dụng các nguồn lực và chi phí mua hàng của các bộ phận hoặc nhóm chức năng làm việc. Sau đó, bộ phận mua hàng sẽ xem xét quỹ đạo tăng trưởng dự kiến ​​của doanh nghiệp để đưa ra phương án thu mua hiệu quả giúp doanh nghiệp phát triển tốt hơn và góp phần tiết kiệm chi phí thu mua. Đồng thời, bộ phận mua hàng sẽ phân tích thị trường nhà cung cấp để đánh giá đúng năng lực và giá cả của nhà cung cấp hiện tại xem có đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp hay không. Họ sẽ so sánh nhiều nhà cung cấp, có thể từ các quốc gia khác, để tạo ra danh sách các nhà cung cấp phù hợp nhất.
>>> Xem thêm: Mô tả công việc thu mua studio

2. Quản lý và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp

Các công ty lớn thường có một danh sách dài các nhà cung cấp thường xuyên trên sổ sách của họ. Vì vậy, vai trò của bộ phận mua hàng là quản lý và duy trì các mối quan hệ này. Một khi hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp, bộ phận mua hàng có thể chia sẻ kiến ​​thức với họ về những thay đổi của thị trường, sản phẩm, công nghệ mới hoặc các yếu tố khác giúp doanh nghiệp giữ vững vị thế. dẫn đầu so với các đối thủ cạnh tranh.

3. Mua hàng và kiểm soát hàng tồn kho

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, bộ phận mua hàng phải đảm bảo có đủ số lượng nguyên vật liệu cũng như các nguồn lực cần thiết cho quá trình sản xuất hàng hoá. Đối với các doanh nghiệp thương mại, điều quan trọng là phải đảm bảo có đủ sản phẩm trên quầy hàng hoặc trong kho để giữ khách hàng hài lòng. Kiểm soát hàng tồn kho là rất quan trọng. Bởi vì, hết hàng có thể khiến doanh nghiệp mất khách vào tay đối thủ. Hàng tồn kho quá nhiều sẽ khiến doanh nghiệp bị ứ đọng vốn, chi phí lưu kho lớn, sản phẩm lỗi thời…

Công việc thú vị

Thông thường, bộ phận mua hàng sẽ có một hệ thống kích hoạt đơn hàng khi hàng tồn kho đạt đến một giá trị nhất định. Một kho hàng có nguồn hàng đảm bảo sẽ giúp bộ phận mua hàng có thể kiểm tra tính chính xác của chủng loại hàng hóa, hóa đơn bán hàng và điều phối thời gian giao hàng thuận lợi hơn.

4. Kiểm soát chất lượng

Các bộ phận mua hàng cần liên tục kiểm tra chất lượng, hiệu suất và độ tin cậy của các nhà cung cấp của họ, để tránh rơi vào tình trạng tự mãn. Đặc biệt cần đảm bảo nhà cung cấp đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp, phù hợp với chiến lược mua hàng. Một số chỉ tiêu giúp bộ phận mua hàng đánh giá nhà cung cấp thường gặp như: tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ sai sót của sản phẩm, số lượng nhà cung cấp và số lượng sản phẩm mà họ cung cấp, khả năng đáp ứng nguồn hàng. Những dữ liệu này sẽ giúp bộ phận mua hàng đánh giá hiệu quả của chiến lược mua hàng và đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
>>> Có thể bạn quan tâm: Top doanh nghiệp có thu mua phòng trọ

5. Đảm bảo tuân thủ các chính sách mua hàng của doanh nghiệp

Bộ phận mua hàng cần đảm bảo rằng họ đang hoạt động phù hợp với các chính sách mua hàng của doanh nghiệp. Cụ thể, trước khi mua hàng, bộ phận mua hàng cần tính toán ngân sách và đảm bảo các mặt hàng đã mua phải phù hợp với chính sách chung của doanh nghiệp.

6. Xử lý các thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng

Bộ phận mua hàng là bộ phận xử lý mọi hồ sơ, thủ tục liên quan đến việc mua hàng và giao nhận hàng hóa, sản phẩm. Trong quá trình mua hàng, cần tạo và theo dõi các đơn mua hàng, cũng như làm việc với bộ phận tiếp nhận và bộ phận kế toán để đảm bảo đơn hàng được giao đầy đủ và thanh toán đúng hạn. Điều này có nghĩa là bộ phận mua hàng phải phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán để đảm bảo có đủ vốn để mua hàng và đủ tiền mặt để thanh toán đúng hạn.

Nguồn ảnh: internet

TaNiWork TaNiWork là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 12 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty săn đầu người hàng đầu tại Việt Nam.

Như vậy, trong nội dung bài viết trên đây, TaNi Work đã cập nhật cho bạn thông tin về “Chức năng – nhiệm vụ của phòng mua hàng❤️️”. Hy vọng thông qua những gì bài viết “Chức năng – nhiệm vụ của phòng mua hàng” đã chia sẻ có thể giúp bạn đọc thêm nhiều thông tin về “Chức năng – nhiệm vụ của phòng mua hàng [ ❤️️❤️️ ]”.

Bài viết về “Chức năng – nhiệm vụ của phòng mua hàng” được sưu tầm và đăng bởi admin TaniWork vào ngày 2022-06-13 13:24:09. Cảm ơn bạn đã đọc bài tại TaNiWork.Com