Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự như thế nào?

Phòng nhân sự có vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động quản lý nhân sự của một công ty. Để bộ phận này có thể phát huy tốt nhất chức năng của mình trong doanh nghiệp thì ngay từ đầu bộ phận hành chính nhân sự cần có một cơ cấu tổ chức hợp lý.

Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự

Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự gồm 2 cấp: cấp quản lý và cấp nhân viên. Cấp quản lý có Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng, cấp nhân viên có trợ lý, thư ký, chuyên viên và nhân viên. Mỗi vị trí sẽ đảm nhận những công việc, nhiệm vụ khác nhau trong việc thực hiện quy trình quản lý nhân sự và đảm bảo quyền lợi của đội ngũ nhân sự trong công ty.

1. Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự

Chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của phòng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao. Sắp xếp, bố trí công việc cho cán bộ phòng hành chính nhân sự, đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trong phòng. Tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác quy hoạch và lựa chọn nhân sự của phòng, đảm bảo tuân thủ các quy định về tiêu chuẩn nghiệp vụ và tuân thủ quy trình bổ nhiệm của công ty.

2. Trách nhiệm của Phó Giám đốc Hành chính Nhân sự

Hỗ trợ Trưởng bộ phận giải quyết công việc trong phạm vi được phân công. Thay mặt Trưởng phòng giải quyết các công việc cụ thể trong thẩm quyền được phân công. Phó Trưởng phòng được ủy quyền thay mặt Trưởng phòng ký một số văn bản để giải quyết công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ được phân công và thuộc thẩm quyền giải quyết của Phòng Tổ chức nhân sự.

Công việc thú vị

Chịu trách nhiệm hoàn thành các công việc do Trưởng phòng giao và báo cáo công việc với Trưởng phòng.
>>> Xem thêm: Mô tả công việc phòng nhân sự

3. Trách nhiệm của nhân sự phòng hành chính nhân sự

Thực hiện tốt các nhiệm vụ công việc được giao, đưa ra ý kiến, đề xuất các biện pháp phù hợp để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Chịu trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, kịp thời nắm bắt việc thực hiện quy trình, chính sách của các cá nhân, bộ phận trong phạm vi chuyên môn, nghiệp vụ do mình quản lý.

Cách xây dựng bộ phận nhân sự hiệu quả

Để có thể xây dựng một bộ phận nhân sự hiệu quả, bạn cần lưu ý những điểm sau:

1. Xác định rõ những việc phòng nhân sự cần làm

Theo quan sát của TaNiWork, bộ phận nhân sự thường đảm nhận những công việc chính sau:

• Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực

• Thực hiện công tác tuyển dụng

• Tổ chức các chương trình đào tạo

• Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên công ty

• Quản lý chính sách tiền lương, tiền thưởng, chế độ đãi ngộ và chính sách bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội

• Xử lý hài hòa các mối quan hệ nhân sự

• Thực hiện các công việc hành chính

• Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ

• Quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp

• Tham mưu cho Ban Giám đốc về kế hoạch phát triển và quản lý nguồn nhân lực

• Quản lý nhân sự phòng hành chính nhân sự

>>>> Có thể bạn quan tâm: Chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự

2. Chuẩn bị nguồn lực cho bộ phận nhân sự

Trước hết, cần xác định số lượng nhân sự và xây dựng cơ sở vật chất cần thiết cho bộ phận, nhằm đảm bảo có đủ người đảm nhận công việc nhân sự và hành chính. Ví dụ, một chuyên gia nhân sự có thể hỗ trợ 70-90 nhân viên, một công ty 300 nhân viên cần 3-4 chuyên viên nhân sự. Tiếp theo là chuẩn bị cấu trúc và sơ đồ chức năng cho căn phòng. Sau đó tiến hành xây dựng quy trình, chính sách và chuẩn bị hồ sơ cho công việc như hợp đồng lao động, biên bản thử việc, biên bản bàn giao công việc …

3. Làm tuần tự từng việc một

Ngay từ đầu, bạn nên chú ý chuẩn hóa công việc để sau này có thể phát triển và mở rộng. Trước tiên, bạn nên làm như sau:

• Tạo sơ đồ tổ chức

• Lương bổng

• Xây dựng nội quy công ty

• Xây dựng mô tả công việc

• Xây dựng quy trình ký kết hợp đồng lao động và ký kết hợp đồng lao động với nhân viên công ty

• Bộ hồ sơ nhân sự hoàn chỉnh

• Đăng ký bảo hiểm xã hội

• Lập bảng theo dõi thông tin nhân sự

• Xây dựng cơ chế tiền lương, tiền thưởng và chính sách đãi ngộ

Tiếp tục duy trì công việc trên và làm thêm các việc sau:

• Hoàn thiện quy trình tuyển dụng

• Xây dựng phụ cấp, phúc lợi và phần thưởng

• Xây dựng quy chế chấm công, thủ tục thôi việc

• Thiết lập các thủ tục để quản lý các hoạt động hành chính

• Xây dựng quy trình đào tạo, tiếp nhận nhân viên mới và nhân viên thực tập

• Xây dựng quy trình đánh giá hiệu suất của nhân viên

• Xây dựng quy trình, quy chế khen thưởng kỷ luật

• Xây dựng quy chế, quy trình bổ nhiệm, miễn nhiệm

• Xây dựng hệ thống KPI

• Thực hiện truyền thông và đào tạo

>>> Đọc thêm: Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự Những công việc trên cần được xây dựng và hoàn thiện dần qua từng năm. Hàng năm, phòng nhân sự sẽ duy trì công việc của năm trước, đồng thời xem xét cải tiến quy trình, chính sách ngày càng hoàn thiện hơn.

Nguồn ảnh: internet

TaNiWork TaNiWork là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 12 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty săn đầu người hàng đầu tại Việt Nam.

Như vậy, trong nội dung bài viết trên đây, TaNi Work đã cập nhật cho bạn thông tin về “Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự như thế nào?❤️️”. Hy vọng thông qua những gì bài viết “Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự như thế nào?” đã chia sẻ có thể giúp bạn đọc thêm nhiều thông tin về “Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự như thế nào? [ ❤️️❤️️ ]”.

Bài viết về “Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự như thế nào?” được sưu tầm và đăng bởi admin TaniWork vào ngày 2022-06-13 19:16:50. Cảm ơn bạn đã đọc bài tại TaNiWork.Com