Kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp

Chuyên viên hành chính tổng hợp là người bao quát hầu hết các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống của người lao động. Khối lượng không hề nhỏ, kèm theo các yếu tố liên quan đến sự gắn kết nội bộ, vì vậy, Kỹ năng chuyên viên hành chính tổng hợp rất quan trọng đối với nhà tuyển dụng. Những kỹ năng quan trọng là gì, chúng ta sẽ cùng TaNiWork tìm hiểu ngay sau đây.

I. Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên hành chính tổng hợp

Vai trò chủ chốt của chuyên viên hành chính tổng hợp là hỗ trợ tất cả các bộ phận trong công tác hành chính, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, để mọi người yên tâm làm việc theo chuyên môn được giao. Các công việc chính mà chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện:

• Tiếp đón khách hàng như một lễ tân chuyên nghiệp
• Tiếp nhận cuộc gọi, sắp xếp cuộc hẹn, soạn thảo văn bản, hợp đồng, báo giá
• Lưu trữ, trích xuất, sao chép, in và cung cấp thông tin và dữ liệu theo chỉ dẫn
• Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, máy móc thiết bị
• Quản lý chi phí, chịu trách nhiệm về các khoản tạm ứng, thanh toán hóa đơn, chi phí đi lại …
• 
  

  Công việc thú vị

  Chấm công, quan sát hoạt động làm việc của nhân viên.

• Tổ chức các hoạt động dã ngoại, chăm lo đời sống tinh thần của CBCNV
• Tổ chức hội nghị, hội thảo, cuối năm, khen thưởng …
• Lập kế hoạch, thực hiện và báo cáo các hoạt động hành chính hàng tháng.

II. Các kỹ năng quan trọng mà các chuyên viên hành chính tổng hợp cần tích lũy

Để hoàn thành trách nhiệm của một chuyên viên hành chính tổng hợp, những người yêu thích vị trí này cần trang bị cho mình những kỹ năng sau:

1. Kiến thức nghiệp vụ về thủ tục hành chính văn phòng

Thủ tục hành chính văn phòng không chỉ là văn bản theo quy định nội bộ mà còn có thể là:

• Hợp đồng thuê phòng
• Hợp đồng bảo trì hệ thống máy tính, máy lạnh … với nhà cung cấp
• Thủ tục thông báo thay đổi loại hình doanh nghiệp, phát hành cổ phiếu, niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán …

Tất cả đều cần những chuyên viên hành chính tổng hợp có kiến ​​thức chuyên sâu về thủ tục hành chính. Những kiến ​​thức này bạn sẽ được rèn luyện khi còn ngồi trên ghế giảng đường, nếu bạn không học chuyên ngành văn thư thì những khóa đào tạo ngắn hạn cũng đủ cung cấp những kiến ​​thức nền tảng cần thiết.

2. Khả năng quản lý thời gian, tổ chức công việc hiệu quả

Chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện các công việc quản trị cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Điều này cho thấy khối lượng công việc rất lớn nên bạn cần sở hữu kỹ năng quản lý thời gian, tổ chức công việc hiệu quả. Việc gì gấp, việc gì có thể tạm dừng, việc gì nên làm cùng lúc… tất cả đều phải được sắp xếp linh hoạt. Vì công việc hành chính rất đa dạng nên hàng ngày đều có những diễn biến bất ngờ, có thể là:

• Một máy tính đột nhiên gặp sự cố
• Cuộc họp đột xuất cần được tổ chức ngay trong ngày
• Công văn khẩn cấp phải được gửi gấp…

Tất cả đều cần một chuyên viên hành chính tổng hợp giải quyết gấp ngoài những kế hoạch công việc đã sắp xếp trước đó.

3. Kỹ năng vi tính văn phòng thành thạo

Soạn thảo các văn bản, hợp đồng, báo cáo… là công việc không thể thiếu đối với chuyên viên hành chính tổng hợp. Nhờ sự hỗ trợ của tin học văn phòng, những công việc này đã bớt khó khăn hơn, tuy nhiên để giải quyết nhanh chóng, chất lượng và chính xác thì việc thành thạo tin học văn phòng luôn là điều cần thiết. Có thể nói phần mềm email Word, Excel, Powerpoint, Outlook là kỹ năng cần phải có khi đi xin việc.

4. Khả năng giao tiếp linh hoạt, khéo léo

Bất cứ ngành nghề nào cũng cần đến kỹ năng giao tiếp, đối với chuyên viên hành chính tổng hợp lại càng cần thiết vì bạn gần như là thành viên không thể thiếu trong tất cả các phòng ban. Giao tiếp không chỉ thông qua gặp mặt trực tiếp mà có thể qua điện thoại, tin nhắn, email hoặc thư từ, tất cả đều phải đạt tiêu chuẩn cao. Giao tiếp với nhiều người, nhiều bộ phận, nhiều tính cách là công việc thường ngày. Tình huống giao tiếp thuận lợi, vui vẻ thì không sao, những tình huống khiếu kiện, tranh chấp, bức xúc luôn đòi hỏi kỹ năng giao tiếp khéo léo, ôn hòa để giữ hòa khí trong lúc hoạn nạn. phải đối mặt với hàng tá nhiệm vụ.

5. Trình độ ngoại ngữ tốt

Gặp gỡ đối tác nước ngoài, sắp xếp các cuộc gặp với người nước ngoài, soạn thảo văn bản bằng tiếng nước ngoài … có thể là một trong những công việc mà nhà tuyển dụng đặt ra cho các chuyên viên hành chính tổng hợp. Vì vậy, việc trau dồi cả 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết ngoại ngữ cần được chú trọng. Đầu tiên phải kể đến tiếng Anh vì hầu hết các doanh nghiệp đều yêu cầu. Nếu bạn biết một ngôn ngữ khác, thậm chí còn tốt hơn.

6. Tính cách cẩn thận, tỉ mỉ, nhanh nhẹn

Do khối lượng công việc lớn, lại khá chi tiết về thời gian và nội dung nên những chuyên viên hành chính tổng hợp sở hữu tính cách cẩn thận, tỉ mỉ sẽ rất tốt cho công việc. Ngoài ra, tính cẩn thận, tỉ mỉ phải đi kèm với tính cách nhanh nhẹn vì cùng một khoảng thời gian bạn phải hoàn thành nhiều việc với độ chính xác cao, nếu chỉ tỉ mỉ hết thời gian cho một việc thì hiệu quả công việc sẽ giảm sút. không đạt yêu cầu.

7. Kiên nhẫn, chăm chỉ

Nhiều người nhận xét công việc hành chính như “dâu trăm họ” với khối lượng công việc không chuyên sâu mà khối lượng lại nhiều nên họ dễ cảm thấy nhàm chán sau một thời gian dài làm việc. Đây chính là lý do mà các nhà tuyển dụng luôn muốn tìm kiếm ở các ứng viên tính cách kiên nhẫn, chịu khó và biết cách tái tạo năng lượng làm việc cho bạn, chỉ có như vậy bạn mới có thể say mê làm việc và phát huy hết khả năng của mình. năng lực hiện có và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

8. Khả năng làm việc nhóm tốt

Cùng nhau làm việc vì mục tiêu chung là điều mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn nhân viên của mình thực hiện. Với chuyên viên hành chính tổng hợp, bạn không chỉ là người điều phối mà còn là người tạo ra môi trường khuyến khích mọi người cùng làm việc. Vì vậy, khả năng kết hợp làm việc nhóm hiệu quả luôn là kỹ năng không thể thiếu nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trên con đường này. số 8 Các kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp Đây cũng là 8 yếu tố quan trọng mà TaNiWork muốn các ứng viên trang bị cho mình. Khi đó, dù là phỏng vấn hay công việc thực tế mà chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện, bạn vẫn hoàn toàn tự tin để chinh phục.

Nguồn ảnh: internet

TaNiWork TaNiWork là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 12 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty săn đầu người hàng đầu tại Việt Nam.

Như vậy, trong nội dung bài viết trên đây, TaNi Work đã cập nhật cho bạn thông tin về “Kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp❤️️”. Hy vọng thông qua những gì bài viết “Kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp” đã chia sẻ có thể giúp bạn đọc thêm nhiều thông tin về “Kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp [ ❤️️❤️️ ]”.

Bài viết về “Kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp” được sưu tầm và đăng bởi admin TaniWork vào ngày 2022-06-13 17:02:44. Cảm ơn bạn đã đọc bài tại TaNiWork.Com