Mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp

Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhóm, phòng ban, liên kết các phòng ban trong cùng một doanh nghiệp, đảm bảo công việc văn phòng hàng ngày được diễn ra suôn sẻ là công việc mà các chuyên viên hành chính tổng hợp phải làm. sẽ đảm nhận. Vị trí này tuy không thiên về chuyên môn kỹ thuật nhưng lại là mắt xích kết nối vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Để hiểu được vai trò to lớn của chúng, TaNiWork sẽ gửi cho bạn một bản chuyên viên hành chính tổng hợp mô tả công việc thông qua bài viết ngày hôm nay.

I. Về chức danh chuyên viên hành chính tổng hợp

Chuyên viên Hành chính tổng hợp là chức danh trực thuộc Phòng Hành chính tổng hợp. Tại đây, các chuyên viên sẽ phụ trách mọi thủ tục giấy tờ, sổ sách kế toán, lưu trữ dữ liệu hành chính, liên kết thông tin,… cho các phòng ban chuyên môn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, bộ phận hành chính tổng hợp sẽ bao gồm cả công việc của bộ phận nhân sự, nhưng ở các doanh nghiệp, tập đoàn lớn sẽ có sự tách bạch rõ ràng. Bởi khi đó, khối lượng công việc của một chuyên viên hành chính tổng hợp cũng khá lớn và họ cần tập trung để hoàn thành tốt nhất.

II. Mô tả công việc Chuyên viên hành chính tổng hợp

Mỗi phòng chuyên môn chỉ đảm nhận công việc riêng, riêng phòng hành chính tổng hợp, các chuyên viên sẽ thực hiện công tác hành chính, văn thư cho tất cả các phòng, ban. Điều đó đủ thấy khối lượng công việc không hề nhỏ, cụ thể các công việc thường gặp trong bảng mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp như sau:

1. Công việc hành chính

Đây là những công việc hành chính mà chuyên viên hành chính tổng hợp sẽ thực hiện hàng ngày:

• Nhận thư và cuộc gọi đến và chuyển đến bộ phận thích hợp
• Soạn thảo các văn bản, quy chế, hợp đồng theo sự phân công nhiệm vụ
• Sao chép dữ liệu và chuyển cho các cá nhân, bộ phận theo yêu cầu của ban lãnh đạo
• 
  

  Công việc thú vị

  Giám sát việc dọn dẹp, trang trí phòng ốc … để đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

2. Tổ chức các cuộc chiêu đãi lớn, họp giao ban, hội thảo

Tất cả các cuộc tiếp khách, họp lớn nhỏ tại công ty sẽ được thông báo cho phòng hành chính (trừ họp phòng nội bộ) nên chuyên viên hành chính tổng hợp có trách nhiệm bố trí phòng họp đúng giờ, cùng ngày với công tác hậu cần nếu cần thiết. Ở quy mô lớn hơn, các hội nghị, hội thảo khách hàng thường niên, tất cả các nhân viên hành chính sẽ được phân công công việc cụ thể trong tổ chức, bao gồm: gửi thư mời, đặt phòng hội nghị. , hậu cần, nội dung hội nghị, nội dung bài giảng …

3. Quản lý chi phí hành chính

Các chi phí hành chính bao gồm: điện thoại, taxi, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, mực in, điện nước, internet cáp quang, tiền thuê văn phòng, chi phí lễ tân,… tất cả sẽ được xuất hóa đơn cho chuyên viên. nhân viên hành chính tổng hợp. Việc hợp nhất, phê duyệt và thanh toán cho các bên liên quan sẽ được tiến hành hàng tháng. Chuyên viên hành chính tổng hợp phải đảm bảo các khoản chi hành chính theo đúng quy định và hợp đồng đã ký.

4. Cấp phát và kiểm soát văn phòng phẩm, vật tư cho các phòng ban

Văn phòng phẩm, vật tư, thiết bị, máy móc nhập khẩu, máy móc mang đi sửa chữa… đều do chuyên viên hành chính tổng hợp tiếp nhận, kiểm tra, giao hàng và phân phối. Hệ thống máy tính, điều hòa và các thiết bị liên quan khi cần bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa đều báo cho chuyên viên hành chính tổng hợp để bố trí xử lý.

5. Quản lý thông tin và dữ liệu chung

Các thông tin liên quan sẽ được bộ phận hành chính lưu trữ đầy đủ và bảo mật. Khi cần trích lục, sao chụp, in ấn tài liệu và chuyển cho các bên liên quan đều phải được sự đồng ý của ban lãnh đạo và cử chuyên viên hành chính tổng hợp. Ngoài ra, những thông tin nhạy cảm, có thể ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của doanh nghiệp cũng sẽ được ban giám đốc giao cho các chuyên viên hành chính tổng hợp phối hợp nguồn lực trong và ngoài doanh nghiệp để xử lý.

6. Chấm công và quản lý ngày công của nhân viên

Nhiệm vụ này thường sẽ được giao cho chuyên viên hành chính được giao đảm nhận vai trò lễ tân. Hiện nay hệ thống chấm công vân tay tự động được sử dụng rất phổ biến nên việc chấm công được máy tính tổng hợp rất nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, đơn xin nghỉ phép của nhân viên cũng sẽ được chuyên viên hành chính ghi vào bảng chấm công trước khi chuyển cho bộ phận nhân sự để tính lương hàng tháng.

7. Lập kế hoạch du lịch hàng năm

Hàng năm, một hoặc hai lần, doanh nghiệp sẽ tổ chức các chuyến du lịch cho toàn thể nhân viên. Chuyên viên hành chính tổng hợp sẽ:

• Đề xuất và đạt được sự đồng thuận về các điểm du lịch
• Lên kế hoạch du lịch trình ban giám đốc duyệt.
• Liên hệ với các công ty du lịch để tổ chức các tour du lịch, đặt phòng khách sạn
• Liên hệ bộ phận để lấy danh sách thành viên từng tour (áp dụng khi tổ chức nghỉ theo nhiều đợt)
• Sắp xếp, bố trí phòng khách sạn cho từng nhân viên
• Thông báo sớm thời gian đi lại cụ thể để các bộ phận sắp xếp công việc.
• Liên tục theo dõi, điều chỉnh và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình di chuyển.

8. Tổ chức tiệc liên hoan, tất niên, sinh nhật, khen thưởng …

Các chương trình chăm lo đời sống cho người lao động trong doanh nghiệp cũng là một phần nhiệm vụ mà chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện. Ngân sách và kế hoạch được lập vào đầu mỗi tháng và thực hiện trong cùng tháng. Chi tiết triển khai sẽ do chuyên viên chịu trách nhiệm phối hợp với các bên xử lý, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ. Với một khối lượng công việc không quá nhỏ, chuyên viên hành chính tổng hợp mô tả công việc do TaNiWork giới thiệu cho thấy sự đa năng, linh hoạt và khả năng giao tiếp rộng của từng chuyên viên hành chính tổng hợp. Đây là một vị trí bao gồm hầu hết tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp, vì vậy đòi hỏi các chuyên viên phải có khả năng tổ chức và lập kế hoạch hiệu quả.

Nguồn ảnh: internet

TaNiWork TaNiWork là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 12 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty săn đầu người hàng đầu tại Việt Nam.

Như vậy, trong nội dung bài viết trên đây, TaNi Work đã cập nhật cho bạn thông tin về “Mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp❤️️”. Hy vọng thông qua những gì bài viết “Mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp” đã chia sẻ có thể giúp bạn đọc thêm nhiều thông tin về “Mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp [ ❤️️❤️️ ]”.

Bài viết về “Mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp” được sưu tầm và đăng bởi admin TaniWork vào ngày 2022-06-13 05:01:22. Cảm ơn bạn đã đọc bài tại TaNiWork.Com